Lizenz-Audit für Microsoft 365, SignatureHub und Google Workspace
SeatLord liest Ihren Lizenzbestand und die Nutzungsdaten aus und zeigt, welche Lizenzen leer laufen, doppelt vergeben oder zu groß sind, welche Konten sich seit Monaten nicht mehr melden – und was das pro Jahr kostet. Lesend, ohne Zugriff auf Postfächer oder Dateien, mit einer Empfehlung je Konto.
| Fundstelle | Konto oder Tarif | pro Jahr |
|---|---|---|
| Gekauft, nicht zugewiesen | Business Premium · 8 Lizenzen | 1.786 € |
| Lizenz auf inaktivem Konto | m.schuster@ · 214 Tage ohne Anmeldung | 271 € |
| Zu großer Tarif | k.roth@ · nur Web und Mobil, E3 zugewiesen | 145 € |
| Doppelt abgedeckt | j.baum@ · Visio Plan 2 neben Tarif mit Visio | 151 € |
Nachbau der Portal-Übersicht mit erfundenen Beispieldaten – kein Bildschirmfoto eines echten Kunden.
Der häufigste Fund ist kein Einzelfall, sondern eine Restmenge: gekauft, nie zugewiesen, seit Jahren mitbezahlt. Was das ausmacht, hängt am Tarif.
| Tarif | je Nutzer/Monat | 1 Lizenz/Jahr | 10 Lizenzen/Jahr |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Standard | 10,50 € | 126,00 € | 1.260 € |
| Microsoft 365 Business Premium | 18,60 € | 223,20 € | 2.232 € |
| Office 365 E3 | 22,60 € | 271,20 € | 2.712 € |
| Visio Plan 2 | 12,60 € | 151,20 € | 1.512 € |
| Project Plan 3 | 25,30 € | 303,60 € | 3.036 € |
| Exchange Online Plan 1 | 3,40 € | 40,80 € | 408 € |
Sie haben 40 Business-Premium-Lizenzen gekauft, 32 hängen an einem Konto. Die restlichen acht bezahlen Sie, ohne dass jemand sie hat: 1.786 € pro Jahr. Der Fund, der am schnellsten behoben ist – es muss niemand umgestellt werden.
Ein Konto hat sich seit 90 Tagen nicht angemeldet und in Teams, Exchange, OneDrive und SharePoint nichts getan. Die Lizenz läuft weiter. Bei Office 365 E3 sind das 271 € pro Jahr und Konto.
Visio Plan 2 neben einem Tarif, der Visio bereits enthält: 151 € pro Jahr und Konto. Oder Exchange Online Plan 1 zusätzlich zu Business Premium, das Exchange schon mitbringt: 41 € pro Jahr.
Office 365 E3 für jemanden, der nur Mail und Teams im Browser nutzt. Business Standard deckt das ab und kostet 145 € pro Jahr und Konto weniger. SeatLord schlägt das nur vor, wenn die Nutzungsdaten es tatsächlich hergeben.
Konten ohne jedes Lebenszeichen seit 3, 6 oder 12 Monaten – mit Ampel, Kosten je Konto und den Hinweisen, die man vor dem Löschen gelesen haben will: Postfachfreigaben, Weiterleitungen, Dienstkonten. Als Liste zum Abarbeiten.
Gehören mehrere Gesellschaften zusammen, zählt SeatLord die freien Lizenzen über alle Tenants hinweg. Wer einstellt, bekommt zuerst eine vorhandene Lizenz – gekauft wird erst, wenn in der Gruppe wirklich keine mehr frei ist.
Jede Fundstelle trägt eine Empfehlung im Klartext („Lizenz entziehen“, „auf Business Standard herabstufen“, „Konto prüfen, Postfach wird von zwei Personen mitgenutzt“) und den Betrag, um den es geht. Im Portal haken Sie ab, was Sie umgesetzt haben; der Status bleibt über spätere Auswertungen hinweg erhalten, und was Sie begründet verwerfen, taucht nicht jedes Mal neu auf.
Tarife ohne hinterlegten Preis erscheinen im Bericht gesondert und fließen nicht in die Summe ein – lieber eine ehrliche Lücke als eine erfundene Zahl.
Ein Administrator meldet sich mit seinem Microsoft-365-Konto an und bestätigt vier Leserechte. Kein Agent, keine Installation, kein PowerShell-Skript, kein Zugang zu Ihrem Netz.
SeatLord liest Lizenzbestand, Konten und Nutzungsberichte und prüft sie gegen die Regeln. Bei bis zu 200 Nutzern liegt das Ergebnis in unter zehn Minuten vor.
Sie bekommen den Bericht in zwei Fassungen und ein Portal, in dem Sie jeden Vorschlag abhaken oder begründet verwerfen. Was Sie umsetzen, setzen Sie selbst um – SeatLord hat keine Schreibrechte.
SeatLord hängt sich über die offizielle Microsoft-Graph-Schnittstelle an Ihren Tenant. Dafür braucht es genau vier Berechtigungen – alle lesend, alle im Freigabedialog von Microsoft sichtbar, bevor Sie zustimmen. Es gibt keinen Agenten, kein Skript auf Ihren Servern und keinen VPN-Zugang.
| Berechtigung | wofür |
|---|---|
User.Read.All | Konten mit zugewiesenen Lizenzen und dem Datum der letzten Anmeldung |
Organization.Read.All | gekaufte Lizenzeinheiten je Tarif und wie viele davon vergeben sind |
Reports.Read.All | Nutzungsberichte je Dienst: Teams, Exchange, OneDrive, SharePoint |
AuditLog.Read.All | nötig, damit Microsoft das Anmeldedatum überhaupt herausgibt |
Den Zugriff entziehen Sie jederzeit selbst: Microsoft Entra Admin Center → Unternehmensanwendungen → SeatLord → Löschen.
Kein eigenes Lizenzcontrolling, aber fünfstellige Microsoft-Rechnungen. Einmal auswerten, aufräumen, in sechs Monaten gegenprüfen.
Bericht anfordern
Mehrere Gesellschaften, mehrere Tenants, unterschiedliche Tarife. SeatLord rechnet die Gruppe als Ganzes und findet freie Kapazität, bevor neu gekauft wird.
Gruppenfunktionen ansehen
Ein Werkzeug, das beim Kunden ein Gespräch eröffnet, statt eines weiteren Angebots. Eigener Einladungslink, Marge auf den abgerechneten Betrag.
Partnermodell ansehen
Auf Wunsch zusätzlich eine Erfolgsbeteiligung von 10–15 % der tatsächlich realisierten Jahres-Einsparung, gedeckelt auf 1.500 € pro Kunde und Jahr – abgerechnet erst, nachdem ein Folge-Scan nachgewiesen hat, dass die Einsparung auch geblieben ist. Alle Preise im Detail.
Genau vier lesende Berechtigungen, die Sie im Freigabedialog von Microsoft vor der Zustimmung aufgelistet sehen und
jederzeit im Entra-Portal nachschlagen können: User.Read.All, Organization.Read.All,
Reports.Read.All und AuditLog.Read.All.
Es ist keine einzige Schreibberechtigung dabei. SeatLord kann in Ihrem Tenant nichts anlegen, ändern oder löschen – auch dann nicht, wenn Sie es wollten. Lizenzen entziehen Sie weiterhin selbst im Microsoft 365 Admin Center.
Nein. Die vier Berechtigungen reichen dafür nicht aus. Ausgelesen werden Verwaltungsdaten: welche Tarife gekauft sind, welches Konto welchen Tarif hat, wann sich ein Konto zuletzt angemeldet hat und ob in Teams, Exchange, OneDrive oder SharePoint überhaupt Aktivität stattgefunden hat. Nicht ausgelesen wird, was jemand geschrieben, gespeichert oder gesagt hat.
Gespeichert werden je Auswertung: der Lizenzbestand, die Kontenliste mit Anmeldename, Anzeigename, Datum der letzten Anmeldung und dem Datum der letzten Aktivität je Dienst – dazu die daraus abgeleiteten Vorschläge. Keine Inhalte.
Die Daten liegen bei der dream-soft GmbH und werden nicht an Dritte weitergegeben. Auf Ihre Anforderung löschen wir Ihren Mandanten mit allen Auswertungen vollständig; eine Nachricht über das Kontaktformular genügt. Auf Wunsch schließen wir vorab einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Die Freigabe dauert etwa fünf Minuten: anmelden, die aufgelisteten Leserechte bestätigen, fertig. Danach läuft die Auswertung ohne Ihr Zutun. Bei bis zu 200 Nutzern liegt der Bericht in der Regel in unter zehn Minuten vor – Sie bekommen eine Nachricht, sobald er fertig ist.
Der Bericht ist eine einmalige Leistung, es gibt kein Abonnement und keine Mindestlaufzeit – also auch nichts zu kündigen. Den Zugriff entziehen Sie selbst und sofort: Microsoft Entra Admin Center → Unternehmensanwendungen → SeatLord → Löschen. Ab diesem Moment kommt SeatLord nicht mehr an Ihre Daten. Ihre bereits erstellten Berichte behalten Sie.
Technisch ist beides kein Problem, preislich fällt es aus der Tabelle. Schreiben Sie uns kurz, wie viele Nutzer es sind; wir nennen Ihnen den Preis, bevor irgendetwas ausgewertet wird.
Sie brauchen dafür ein Microsoft-365-Konto mit der Rolle „Globaler Administrator“ und etwa fünf Minuten. Wenn Sie vorher sprechen möchten, schreiben Sie uns.