Funktionen
Keine Governance-Suite mit dreimonatiger Einführung, sondern ein Werkzeug für eine Frage: Wo zahlen Sie für etwas, das keiner braucht – und was ist der nächste konkrete Schritt?
Jede Regel läuft gegen echte Nutzungsdaten, nicht gegen eine Vermutung. Was sich nicht sauber belegen lässt, wird nicht als Fund gemeldet, sondern als Hinweis zur Datenlage.
| Regel | Auslöser | Empfehlung im Bericht |
|---|---|---|
| Gekauft, nicht zugewiesen | Gekaufte Einheiten je Tarif abzüglich der vergebenen | Menge zum nächsten Verlängerungstermin reduzieren |
| Lizenz auf inaktivem Konto | 90 Tage keine Anmeldung und keine Aktivität in Teams, Exchange, OneDrive oder SharePoint | Lizenz entziehen, Konto prüfen |
| Doppelt abgedeckt | Zwei Tarife auf demselben Konto, deren Funktionsumfang sich überschneidet | den kleineren Zusatztarif entfernen |
| Zu großer Tarif | Ein großer Tarif, von dem messbar nur der Umfang eines kleineren genutzt wird | auf den passenden Tarif herabstufen, mit Nennung des Tarifs |
Getrennt von den Lizenzvorschlägen gibt es eine zweite Liste: Konten ohne Lebenszeichen. Sortiert nach Dauer, mit Kosten je Konto und einer Ampel.
Vor jedem Löschvorschlag stehen die Hinweise, die man vorher gelesen haben will: geteilte Postfächer, eingerichtete Weiterleitungen, Dienst- und Funktionskonten, die naturgemäß keine Anmeldung zeigen.
| Konto | ohne Lebenszeichen | pro Jahr |
|---|---|---|
| m.schuster@ | 14 Monate | 271 € |
| info-alt@ | 12 Monate | 223 € |
| p.jansen@ | 7 Monate | 223 € |
| scan-kopierer@ | 4 Monate | 41 € |
Hinweis im Bericht zu scan-kopierer@: Funktionskonto,
meldet sich nie an – nicht löschen, Lizenz aber prüfen.
Der Bericht ist der Anfang, nicht das Ende. Im Portal bleibt sichtbar, was aus jedem Vorschlag geworden ist – auch ein halbes Jahr später.
Potenzial pro Jahr, offene Vorschläge, nachweislich Umgesetztes und eine Kurve über alle bisherigen Auswertungen.
Jeder Vorschlag ist offen, umgesetzt oder begründet ignoriert. Der Status übersteht die nächste Auswertung – nichts kommt doppelt zurück.
Suche über alle Konten, Kontoakte mit Verlauf: welche Lizenzen, seit wann, was wurde zuletzt genutzt.
Die Karteileichen-Ampel als abarbeitbare Liste mit Kosten und Warnhinweisen.
Bestand je Tarif: gekauft, aktiv genutzt, auffällig, nicht zugewiesen – als Balken und als Zahl.
Alle Auswertungen im Vergleich. Was wurde besser, was ist wieder aufgelaufen.
Eine Auswertung starten Sie jederzeit selbst; zusätzlich läuft sie auf Wunsch automatisch alle 7, 30 oder 90 Tage.
Ohne Namen. Kennzahlen, Summen je Fundstellenart, Bestandsverteilung je Tarif. Nutzer erscheinen pseudonymisiert als „Nutzer 1“, „Nutzer 2“ – geeignet für den Beirat, die Bank oder den Gesellschafterkreis.
Mit Anmeldenamen, Anzeigenamen, zugewiesenen Tarifen, letzter Anmeldung und einer Empfehlung je Konto. Das ist die Liste, die tatsächlich abgearbeitet wird.
Beide Fassungen als PDF, alle Listen zusätzlich als CSV für die eigene Weiterverarbeitung.
| System | Stand | was ausgelesen wird |
|---|---|---|
| Microsoft 365 | im Einsatz | Lizenzbestand, Konten, Anmeldedaten und Nutzungsberichte für Teams, Exchange, OneDrive und SharePoint über Microsoft Graph. |
| SignatureHub | Konnektor steht, wartet auf den Partnerschlüssel | Gebuchte Sitze je Mandant gegen die tatsächlich benutzten – dieselbe Logik wie bei Microsoft 365. |
| Google Workspace | Konnektor steht, noch nicht an einem Kundenkonto geprüft | Zugewiesene Lizenzen und Kontenaktivität aus der Admin-SDK. |
Nicht jeder, der die Summe sehen soll, soll auch die Namen sehen. Zugänge werden je Mandant vergeben:
Alle Zahlen, Summen und Vorschläge – aber Konten erscheinen pseudonymisiert. Für Controlling und Geschäftsführung.
Der vollständige Blick mit Klarnamen, ohne die Möglichkeit, etwas zu ändern.
Zusätzlich Vorschläge abhaken, ignorieren und neue Auswertungen starten.
Ein Konto kann mehrere Mandanten sehen und im Kopf zwischen ihnen umschalten. Die Anmeldung läuft über das Microsoft-Konto – SeatLord vergibt keine eigenen Passwörter.
Was in der ersten Auswertung stand und in einer späteren nicht mehr auftaucht, gilt als umgesetzt. Daraus entsteht eine belastbare Zahl: nicht „identifiziertes Potenzial“, sondern realisierte Einsparung. Sie ist auch die einzige Grundlage für die optionale Erfolgsbeteiligung – nachzulesen bei den Preisen.
Sie brauchen dafür ein Microsoft-365-Konto mit der Rolle „Globaler Administrator“ und etwa fünf Minuten. Wenn Sie vorher sprechen möchten, schreiben Sie uns.